X
+48 790 555 615 biuro@hrsensor.pl

Sposoby dokumentowania urlopu pracowników

W firmach stosowane są różne praktyki w zakresie wnioskowania o urlop wypoczynkowy oraz jego dokumentowania. Począwszy od papierowych wniosków, wymagających pisemnej akceptacji jednego lub kilku przełożonych, przez elektronicznie wypełniane w intranecie, czy wysyłane sms-em, aż po ustne wnioskowanie o urlop. Które z nich są prawidłowe?

W Kodeksie pracy nie został szczegółowo określony temat wniosków urlopowych. Próżno też szukać zapisu, jaka powinna być forma takiego wniosku. Regulacji takich nie zawarto również w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Sposób i forma wnioskowania o urlop

Nie ma obowiązku, aby wnioski o urlop były składane w formie pisemnej, czy tym bardziej na papierze. Forma takiego wniosku powinna zatem wynikać z regulaminu obowiązującego u danego pracodawcy, lub w przypadku braku takich regulacji, od „zwyczaju” funkcjonującego w danej firmie. To pracodawca powinien również ustalić jakie elementy powinien zawierać wniosek o urlop oprócz wskazania jego okresu . Te elementy to na przykład wskazanie osoby zastępującej, oświadczenie, iż urlop w tym terminie nie będzie kolidował z zaplanowanymi wcześniej spotkaniami czy projektami. Dobrą praktyką jest wpisywanie we wnioskach nie tylko zakresu dat, lecz również liczby godzin roboczych w przypadku pracowników, których urlop rozliczany jest w godzinach (zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy lub w równoważnym systemie czasu pracy).

Dopuszczalnym jest, aby wnioski o urlop wysyłane były sms-em, mailem, składane telefonicznie, ustnie, faksem, czy też w dowolny inny sposób. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby opatrzone były one logo organizacji, czy też zawierały inne elementy graficzne. Pracodawca w celu uproszczenia procesu może skorzystać z licznych, dostępnych na rynku druków akcydensowych w postaci książeczek z czystymi wnioskami urlopowymi.

Pamiętaj!

Pracownik zawsze powinien otrzymać potwierdzenie udzielenia mu urlopu, a nie tylko potwierdzenie złożenia wniosku. Taki dokument jest niezwykle ważny przy dochodzeniu zwrotu kosztów zakupu wakacji, jeśli pracodawca odwoła pracownika z urlopu.

Niektórzy pracodawcy wprowadzają systemy elektronicznego wnioskowania o urlop wypoczynkowy, które usprawniają zarządzanie urlopami pracowników, a często pozwalają nawet na bieżąco analizować je pod kątem projektów realizowanych przez organizację.

Na zakończenie warto zaznaczyć, że większość kadrowych jest zdania, iż dla celów dowodowych warto posiadać wniosek z podpisem pracownika.

Autor: Paweł Łuczak

Pozostałe wpisy na blogu

Zobacz najnowsze artykuły

Oceny okresowe 7 grzechów głównych.

Koniec roku to czas podsumowań. W firmach także, a może jeszcze bardziej niż w zaciszu domowym. Pewnym rodzajem podsumowania (...)

04 grudnia 2019
22
Feedforward w rękach menedżera

Feedforward to znakomite narzędzie komunikacyjne, które pomaga w budowaniu nawyków systematycznego stosowania feedbacku w zespole. Poprawia efektywność pracy, pomaga (...)

07 listopada 2019
50
O Linkedin w Łódzkim Centrum Przedsiębiorczości

Dzielimy się wiedzą! Jako partner Łódzkiego Centrum Przedsiębiorczości UMŁ szkolimy w listopadzie właścicieli i pracowników firm. ŁCP UMŁ to (...)

27 października 2019
71
Umowa o dzieło a umowa zlecenie

Nazwa umowy nie jest tak ważna, jak jej treść! Jednym z najbardziej kontrowersyjnych zagadnień podczas kontroli ZUS jest kwalifikacja (...)

26 października 2019
41
Zobacz wszystkie

Skontaktuj się z nami

Jeśli masz pytania w sprawie szkolenia, napisz do nas. Skontaktujemy się z tobą najszybciej, jak to będzie możliwe.






X
ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I ODBIERZ -10% NA PIERWSZE SZKOLENIE

Subscribe to our newsletter

FreshMail.pl