X
+48 790 555 615 biuro@hrsensor.pl

Sposoby dokumentowania urlopu pracowników

W firmach stosowane są różne praktyki w zakresie wnioskowania o urlop wypoczynkowy oraz jego dokumentowania. Począwszy od papierowych wniosków, wymagających pisemnej akceptacji jednego lub kilku przełożonych, przez elektronicznie wypełniane w intranecie, czy wysyłane sms-em, aż po ustne wnioskowanie o urlop. Które z nich są prawidłowe?

W Kodeksie pracy nie został szczegółowo określony temat wniosków urlopowych. Próżno też szukać zapisu, jaka powinna być forma takiego wniosku. Regulacji takich nie zawarto również w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Sposób i forma wnioskowania o urlop

Nie ma obowiązku, aby wnioski o urlop były składane w formie pisemnej, czy tym bardziej na papierze. Forma takiego wniosku powinna zatem wynikać z regulaminu obowiązującego u danego pracodawcy, lub w przypadku braku takich regulacji, od „zwyczaju” funkcjonującego w danej firmie. To pracodawca powinien również ustalić jakie elementy powinien zawierać wniosek o urlop oprócz wskazania jego okresu . Te elementy to na przykład wskazanie osoby zastępującej, oświadczenie, iż urlop w tym terminie nie będzie kolidował z zaplanowanymi wcześniej spotkaniami czy projektami. Dobrą praktyką jest wpisywanie we wnioskach nie tylko zakresu dat, lecz również liczby godzin roboczych w przypadku pracowników, których urlop rozliczany jest w godzinach (zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy lub w równoważnym systemie czasu pracy).

Dopuszczalnym jest, aby wnioski o urlop wysyłane były sms-em, mailem, składane telefonicznie, ustnie, faksem, czy też w dowolny inny sposób. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby opatrzone były one logo organizacji, czy też zawierały inne elementy graficzne. Pracodawca w celu uproszczenia procesu może skorzystać z licznych, dostępnych na rynku druków akcydensowych w postaci książeczek z czystymi wnioskami urlopowymi.

Pamiętaj!

Pracownik zawsze powinien otrzymać potwierdzenie udzielenia mu urlopu, a nie tylko potwierdzenie złożenia wniosku. Taki dokument jest niezwykle ważny przy dochodzeniu zwrotu kosztów zakupu wakacji, jeśli pracodawca odwoła pracownika z urlopu.

Niektórzy pracodawcy wprowadzają systemy elektronicznego wnioskowania o urlop wypoczynkowy, które usprawniają zarządzanie urlopami pracowników, a często pozwalają nawet na bieżąco analizować je pod kątem projektów realizowanych przez organizację.

Na zakończenie warto zaznaczyć, że większość kadrowych jest zdania, iż dla celów dowodowych warto posiadać wniosek z podpisem pracownika.

Autor: Paweł Łuczak

Pozostałe wpisy na blogu

Zobacz najnowsze artykuły

Trudne rozmowy menedżerskie. Jak mądrze zwalniać pracownika?

Można powiedzieć, że firmę poznaje się nie tylko po tym, jak wita pracowników, ale także jak ich żegna. A (...)

06 maja 2020
68
Jak można zwolnić pracownika? O rozwiązaniu stosunku pracy.

Rozwiązywanie stosunku pracy nie jest łatwym zadaniem. Za każdym razem, gdy zapada trudna decyzja o rozstaniu należy się do (...)

04 maja 2020
40
Utrata pracy. Jak zadbać o dobry początek?

Od miesiąca funkcjonujemy w nowej, trudnej rzeczywistości związanej z pandemią COVID-19. Nieodłącznym skutkiem obostrzeń narzuconych na każdego z nas (...)

12 kwietnia 2020
42
Zwolnienia z pracy w trakcie pandemii COVID-19 – webinar

Wspólnie z Akademią HR zapraszamy na bezpłatny webinar na temat zwolnień z pracy. Partneruje nam Centrum Kreatywności Fabryka. Obecna (...)

03 kwietnia 2020
34
Zobacz wszystkie

Skontaktuj się z nami

Jeśli masz pytania w sprawie szkolenia, napisz do nas. Skontaktujemy się z tobą najszybciej, jak to będzie możliwe.






X
ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I ODBIERZ -10% NA PIERWSZE SZKOLENIE

Subscribe to our newsletter