W funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa zdarzają się sytuacje nieprzewidziane, do których należy nagła, niespodziewana nieobecność pracownika w pracy. Taką nieobecność można rozliczyć na kilka sposobów zależnie od okoliczności w których powstała.

Ważna okoliczność rodzinna

Część przyczyn nieobecności pracowników to tzw. ważne okoliczności rodzinne, np. narodziny dziecka, śmierć bliskiej osoby. Nieobecność taką można rozliczyć na wniosek pracownika jako urlop okolicznościowy pod warunkiem, że stopień pokrewieństwa uprawnia do skorzystania z tej formy urlopu.

W zależności od stopnia pokrewieństwa, urlop obejmuje dwa lub jeden dzień. Sytuacje uprawniające do dwóch dni urlopu okolicznościowego to urodzenia się dziecka pracownikowi, ale także  zgon i pogrzeb małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

W przypadku zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka przysługuje natomiast jeden dzień urlopu okolicznościowego. Takie prawo do jednodniowego urlopu dotyczy także sytuacji zgonu i pogrzebu innej, niż najbliższa rodzina, osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Sprawowanie opieki nad dzieckiem

W niektórych sytuacjach rodzic musi wziąć urlop  w celu opieki nad dzieckiem zdrowym. Z taką sytuacją mogli spotkać się rodzice w czasie niedawnego strajku nauczycieli, gdy w żaden inny sposób nie mogli zapewnić opieki swoim małoletnim dzieciom.

W przypadku, gdy dziecko ma nie więcej, niż 14 lat rodzicowi przysługują dwa dni urlopu w ciągu roku.  Należy pamiętać, że z tego uprawnienia w danym roku może skorzystać tylko jeden z rodziców.

Urlop „na żądanie”

Pracownik może również zwrócić się z prośbą o udzielenie maksymalnie 4 dni urlopu wypoczynkowego „na żądanie”. Należy zwrócić w tym miejscu uwagę, że przed rozpoczęciem urlopu, pracownik powinien poinformować pracodawcę o zamiarze skorzystania z niego. Warunkiem rozpoczęcia samego urlopu jest uzyskanie zgody pracodawcy (udzielenie przez niego urlopu „na żądanie”).

Brak prawa do urlopu a nieobecność pracownika

Sytuacją najbardziej problematyczną z punktu widzenia pracy działu kadr jest nieobecność pracownika, który nie posiada już w danym roku urlopu wypoczynkowego, nie może skorzystać z urlopu okolicznościowego, ani zwolnienia w celu sprawowania opieki nad dzieckiem.

W takiej sytuacji pracodawca może rozliczyć nieobecności pracownika na trzy sposoby:

• urlop bezpłatny – udzielany na wniosek pracownika (taki urlop należy wykazać za pomocą dokumentu ZUS RSA z kodem 111 w komplecie rozliczeniowym za dany miesiąc);
• usprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia (taką nieobecność należy wykazać za pomocą dokumentu ZUS RSA z kodem 151 w komplecie rozliczeniowym za dany miesiąc);
• nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, za która pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia (taką nieobecność należy wykazać za pomocą dokumentu ZUS RSA z kodem 152 w komplecie rozliczeniowym za dany miesiąc).

Pamiętajmy, że skutkiem nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy może być wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę, zarówno z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jak i bez zachowania wypowiedzenia (w trybie określonym w art. 52 KP).

Autor: Paweł Łuczak