X
+48 790 555 615 biuro@hrsensor.pl

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej – o czym należy pamiętać?

Zgodnie z prawem pracy pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi lub byłemu pracownikowi kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej. Kopia dokumentacji jest wydawana na wniosek pracownika. Uprawnienie do złożenia takiego wniosku posiadają również członkowie jego rodziny.

Dokumentacja pracownicza w formie papierowej

W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie papierowej (analogowej) pracodawca wydaje fotokopie dokumentów w postaci papierowej, składając na każdym dokumencie własnoręczny podpis potwierdzający jej zgodność z oryginałami zawartymi w dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może również wydać kopie dokumentacji w postaci elektronicznej, stanowiącej cyfrowe odwzorowanie wersji papierowej zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy. Podpis kwalifikowany potwierdza zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Szczególnie ważne z perspektywy niektórych pracodawców jest uprawnienie do wydania takiej dokumentacji w postaci elektronicznej. Taka forma pozwala minimalizować koszty wykonywania odbitek dokumentów oraz skraca czas potrzebny na ich przygotowanie.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

Obecnie pracodawcy sporządzają dokumentację głównie w formie elektronicznej. W przypadku przechowywania dokumentacji pracowników przez pracodawcę w postaci elektronicznej wydanie jej kopii odbywa się w takie samej postaci, czyli  elektronicznej. Pracodawca może również wydać pracownikowi papierowe wydruki dokumentacji pracowniczej prowadzonej  w systemie elektronicznym.

Termin wydania dokumentacji

Pracodawca zobowiązany jest do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania pracownika.

Warto pamiętać również, iż taki wniosek pracownika stanowi dokument załączany do akt osobowych – odpowiednio do części B akt osobowych pracownika lub do części C akt osobowych byłego pracownika, jeżeli wniosek został złożony po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Autor: Paweł Łuczak

Pozostałe wpisy na blogu

Zobacz najnowsze artykuły

Trudne rozmowy menedżerskie. Jak mądrze zwalniać pracownika?

Można powiedzieć, że firmę poznaje się nie tylko po tym, jak wita pracowników, ale także jak ich żegna. A (...)

06 maja 2020
95
Jak można zwolnić pracownika? O rozwiązaniu stosunku pracy.

Rozwiązywanie stosunku pracy nie jest łatwym zadaniem. Za każdym razem, gdy zapada trudna decyzja o rozstaniu należy się do (...)

04 maja 2020
57
Utrata pracy. Jak zadbać o dobry początek?

Od miesiąca funkcjonujemy w nowej, trudnej rzeczywistości związanej z pandemią COVID-19. Nieodłącznym skutkiem obostrzeń narzuconych na każdego z nas (...)

12 kwietnia 2020
67
Zwolnienia z pracy w trakcie pandemii COVID-19 – webinar

Wspólnie z Akademią HR zapraszamy na bezpłatny webinar na temat zwolnień z pracy. Partneruje nam Centrum Kreatywności Fabryka. Obecna (...)

03 kwietnia 2020
52
Zobacz wszystkie

Skontaktuj się z nami

Jeśli masz pytania w sprawie szkolenia, napisz do nas. Skontaktujemy się z tobą najszybciej, jak to będzie możliwe.






X
ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I ODBIERZ -10% NA PIERWSZE SZKOLENIE

Subscribe to our newsletter