X
+48 790 555 615 biuro@hrsensor.pl

Oceny okresowe 7 grzechów głównych.

Koniec roku to czas podsumowań. W firmach także, a może jeszcze bardziej niż w zaciszu domowym. Pewnym rodzajem podsumowania są okresowe oceny pracowników. Machina rocznego oceniania rusza, aby w pierwszych miesiącach nowego roku zatrzymywać ją rocznymi rozmowami oceniającymi i zamykaniem formalności z tym związanych.

Coraz częściej mówi się o tym, aby system ocen okresowych zastępować systematycznym, konstruktywnym feedbackiem. Zarządzając pracownikami, dbając o procesy HR w firmie menedżerowie coraz bardziej przekonują się do kultury feedbacku. Co nie oznacza, że okresowe oceny pracowników odeszły do lamusa. Nadal są stosowane w większości firm. Tych, gdzie procesy HR są zdefiniowane, opisane i żyją na co dzień.

W ciągu kilkunastu lat mojej pracy doradczej i szkoleniowej nie spotkałam firmy, która byłaby wolna od problemów związanych z systemem ocen okresowych. Może nie miałam szczęścia trafić na najlepsze rozwiązania na rynku. Śmiem jednak twierdzić, że bardzo trudno jest wdrożyć system oceniania bez wad, który bardzo dobrze będzie służył organizacji, przełożonym i oczywiście ocenianym pracownikom.

Wady te widać szczególnie mocno w momencie, gdy ruszają okresowe oceny z użyciem arkuszy systemu i rozmowy z pracownikami. Czasami jeden błąd generuje kolejne trudności, czego finałem może być wynik oceny robiący więcej szkody, niż pożytku dla wszystkich zainteresowanych. Jakich błędów nie popełniać?

7 BŁĘDÓW OCEN OKRESOWYCH

Błędy związane z ocenami okresowymi można podzielić na dwa rodzaje – związane z procesem oceny ( w tym narzędziami oceny) oraz ludźmi (źródłem jest oceniający i oceniany). Z pewnością można ich wymienić wiele. Dziś zwracam uwagę na te, które widzę najczęściej, a dotyczą systemów ocen okresowych z ich narzędziami oceny.

  1. Brak systemu oceny pracowników.

Tak, tak – wiele firm funkcjonuje bez pomysłu, a tym bardziej wdrożenia systemu ocen kompetencji swoich pracowników. Tam, gdzie nie ma wystandaryzowanego sposobu oceny pracowników trudno mówić o polityce personalnej firmy. Brakuje wiedzy na temat potencjału pracowników, planowania rozwoju, a ruchy kadrowe mogą być prowadzone ad hoc, w odpowiedzi na potrzeby chwili. Pracownikom brakuje istotnego dla zaangażowania czynnika, czyli wymierności ich pracy oraz informacji zwrotnej, szczególnie tej wzmacniającej. Nie mają także wiedzy dotyczącej tego, jakich kompetencji firma będzie potrzebować w niedalekiej przyszłości.

  1. Zbyt późne wprowadzanie systemu oceny.

Zasada „prawo nie działa wstecz” powinna obowiązywać także przy ocenianiu pracowników. Czasami system ocen okresowych jest wprowadzany w środku „okresu rozliczeniowego”. Co to oznacza? Pracownicy w trakcie roku otrzymują informacje o tym, że w firmie wprowadzono ocenę okresową. Często nie poznają wówczas szczegółów systemu, między innymi ocenianych kompetencji. Jednocześnie okres brany pod uwagę w trakcie wypełniania arkuszy oceny  to zwykle cały rok, czyli także miesiące, w których system ocen okresowych jeszcze nie funkcjonował w firmie. W łagodniejszej formie ten błąd polega na wprowadzaniu zmian w istniejący system oceny z komunikowaniem ich dopiero przed czasem rozmów oceniających. Skutki są natychmiastowe. Przełożeni mogą nie mieć pełnych danych do dokonania rzetelnej oceny. U pracowników może pojawić się zdziwienie, czy poczucie niesprawiedliwości („nikt nam nie mówił, że te kompetencje będą oceniane”), traktowanie oceny jako zbędnych formalności bez zrozumienia celu i sensu tego systemu.

  1. Ocenianie niedopasowane do stanowiska.

Ocena okresowa dotyczy kompetencji oraz wskaźników realizacji celów biznesowych (KPI). Które elementy wchodzą w jej skład jest wynikiem decyzji danej firmy. Czy zawsze przemyślanej? Czy dobrze zakomunikowanej? Moim zdaniem pewnego rodzaju papierkiem lakmusowych na dopasowanie systemu oceny do pracowników są ich opinie wyrażane po okresie wystawiania ocen okresowych. Te, które słyszę najczęściej to: „bez sensu”, „oceniali mnie z kompetencji nieistotnych dla wykonywanej pracy”, „oceniano wyłącznie kompetencje miękkie nie zwracając uwagi na moje doświadczenie i umiejętności zawodowe”. Prawdopodobnie takie uwagi dotyczą głównie ocen zawężonych do kompetencji miękkich, np. efektywna komunikacja,  otwartość na zmiany. Oczywiście tego typu kompetencje są bardzo istotne z punktu widzenia funkcjonowania  w relacjach z klientami, zespołem, współpracownikami. Ale pracownicy wiedzą, że ich wartość dla organizacji to w dużym stopniu wyniki biznesowe, jakie uzyskują. A podstawą uzyskiwania tych wyników są wiedza i umiejętności specjalistyczne.

  1. Wieloznaczny opis ocenianych kompetencji.

Trudno tutaj o ideał. Ocena kompetencji często dotyczy wspomnianych już kompetencji miękkich. Podstawą tej oceny są zachowania pracowników będące przejawami kompetencji. Ich opis nie jest łatwy, bo język jakiego używamy w opisie funkcjonowania ludzi jest naszpikowany pojęciami nieostrymi (np. „chętnie dzieli się wiedzą”; „w otwarty sposób przekazuje informacje na temat zmian”; „przekazuje informację zwrotną w precyzyjny sposób”). Skutkiem tak zbudowanych narzędzi oceny są trudności w interpretacji wskaźników kompetencji. Zastanawiając się, co autor miał na myśli dokonujemy własnej interpretacji opisów zamieszczonych w arkuszu i na jej bazie oceniamy poziom kompetencji. Zwiększa to subiektywizm ocen,  a tym samym obniża rzetelność pomiaru.

  1. Niejasna skala oceny.

Poziom każdej z ocenianych kompetencji mierzony jest zwykle za pomocą skali. I tu pojawiają się kolejne trudności, które generują błędy oceny, ale też są powodem negatywnych nastrojów pracowników związanych z systemem ocen okresowych. Stosowana dość często skala 5-stopniowa zakłada, że poziom 3 jest oczekiwanym poziomem kompetencji dla danego stanowiska pracy. Oczekiwanym, czyli wystarczającym do skutecznego wykonywania zadań, w których ta kompetencja jest niezbędna. Z psychologicznego punktu widzenia wartość „3” oznacza przeciętnie, nawet poniżej wymagań. Z jakiego powodu? Wpływają na to nasze doświadczenia z czasów nauki szkolnej. Mocno wdrukowane przekonania o wartości „trójki”, dewaluują „3” w ocenie pracowniczej. Ostatnio spotkałam się z innym rozwiązaniem – skalą jedynie trzypunktową (1- poniżej oczekiwań, 2- spełnia oczekiwania, 3 – powyżej oczekiwań), co generuje jeszcze więcej problemów w ocenianiu. Ze względu na małe zróżnicowanie możliwości określenia poziomu kompetencji pracowników spłaszczamy wyniki. Włączamy do jednej kategorii osoby w rzeczywistości posiadające różne nasilenie mierzonej kompetencji.

  1. Kalibracja, która sprowadza większość wyników do średniej.

Tam, gdzie statystyka zostaje włączona do systemu ocen może być tylko lepiej, albo gorzej. Bo co oznacza mądra kalibracja? Dzięki kalibracji wszyscy uczestnicy procesu oceny posługują się takimi samymi kryteriami oceny. Kalibracja pozwala uniknąć znaczących różnic w ocenach pracowników o podobnym kompetencjach. To minimalizuje ryzyko zbytniej subiektywności ocen wybranej grupy pracowników. Z drugiej strony kalibracja polegająca na wymuszaniu rozkładu normalnego ocen pracowniczych. Prowadzi do tego, że dopasowujemy oceny do statystyki. A gdzie tu błąd? Przekonanie, że większość pracowników musi mieć oceny na poziomie średnim, z nieliczną grupą osób o wynikach wysokich, ale także niskich zmusza przełożonych do dopasowywania ocen do statystyk.

  1. Powiązanie wyniku oceny z pieniędzmi.

Można powiedzieć, że to nic złego. Łączenie wyników oceny okresowej z wynagrodzeniem, czy premią to pożądany element w motywowaniu ludzi do uzyskiwania dobrych wyników, rozwoju. Jednak zgodnie ze znanym powiedzeniem „diabeł tkwi w szczegółach”. Pieniądze powiązane z oceną pracowniczą to gorący temat, wywołujący wiele emocji u ocenianych pracowników, przełożonych oraz w działach HR projektujących systemy oceniania i wynagrodzeń. Dlaczego? Nie zawsze dla pracownika te wzajemne powiązania ocena – pieniądze są jasne. To może być źródłem plotek, niedomówień, budowania strategii samooceny dających jak najlepsze wyniki przekładające się na finanse konkretnych pracowników. Nawet, gdy te zasady są dobrze określone i zakomunikowane błędy systemu oceniania wymienione wcześniej są argumentem za odrzucaniem przez pracowników rzetelności pomiaru ich kompetencji. A to kolejny powód do poczucia niesprawiedliwości, demotywacji i traktowania oceny okresowej jako narzuconego procesu, z którego nic dobrego dla pracowników nie wynika.

A jak wyglądają oceny okresowe pracowników w twojej firmie?

Autor: Sylwia Szymańska

Pozostałe wpisy na blogu

Zobacz najnowsze artykuły

Trudne rozmowy menedżerskie. Jak mądrze zwalniać pracownika?

Można powiedzieć, że firmę poznaje się nie tylko po tym, jak wita pracowników, ale także jak ich żegna. A (...)

06 maja 2020
95
Jak można zwolnić pracownika? O rozwiązaniu stosunku pracy.

Rozwiązywanie stosunku pracy nie jest łatwym zadaniem. Za każdym razem, gdy zapada trudna decyzja o rozstaniu należy się do (...)

04 maja 2020
57
Utrata pracy. Jak zadbać o dobry początek?

Od miesiąca funkcjonujemy w nowej, trudnej rzeczywistości związanej z pandemią COVID-19. Nieodłącznym skutkiem obostrzeń narzuconych na każdego z nas (...)

12 kwietnia 2020
67
Zwolnienia z pracy w trakcie pandemii COVID-19 – webinar

Wspólnie z Akademią HR zapraszamy na bezpłatny webinar na temat zwolnień z pracy. Partneruje nam Centrum Kreatywności Fabryka. Obecna (...)

03 kwietnia 2020
52
Zobacz wszystkie

Skontaktuj się z nami

Jeśli masz pytania w sprawie szkolenia, napisz do nas. Skontaktujemy się z tobą najszybciej, jak to będzie możliwe.






X
ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I ODBIERZ -10% NA PIERWSZE SZKOLENIE

Subscribe to our newsletter