X
+48 790 555 615 biuro@hrsensor.pl

Skuteczny onboarding. O czym warto pamiętać na starcie?

Dobrze zaplanowany proces onboardingu nie jest trudny, a daje wymierne rezultaty biznesowe. Tam, gdzie pracownicy są objęci programem onboardingowym, częściej decydują się na pozostanie w obecnym miejscu pracy oraz szybciej osiągają zakładane cele biznesowe, w porównaniu z organizacjami bez onboardingu (1).

Co oznacza skuteczny onboarding?

Onboarding jest skuteczny wówczas, gdy w zakładanym czasie nowy pracownik wdroży się w wykonywanie zadań na swoim stanowisku pracy i zaadaptuje do otoczenia. Czas potrzebny pracownikowi na przejście procesu wdrażania i adaptacji do nowego miejsca pracy oczywiście jest różny. W małych firmach, gdzie liczba współpracowników, klientów, a przede wszystkim procesów i zadań na danym stanowisku pracy jest ograniczona, onboarding trwa zwykle krócej, w porównaniu z organizacjami o złożonej i rozbudowanej strukturze. Te drugie jednak częściej mają wypracowane i sprawdzone programy onboardingowe, które ułatwiają proces adaptacji nowo zatrudnionych pracowników.

Skuteczny onboarding wymaga czasu. W niektórych firmach, dla określonych stanowisk, ten wymagany czas to jeden miesiąc, a w innych sięga na przykład sześciu miesięcy. Ważne jest, aby dokładnie doprecyzować kolejne kroki składające się na proces onboardingu w odniesieniu do danego stanowiska pracy, pamiętając przy tym, że nie może być przeprowadzany pośpiesznie, z nastawieniem na natychmiastowe rezultaty.

Prawidłowo zaplanowany proces wdrażania i adaptacji uwzględnia interesy wszystkich stron, czyli firmy, pracownika oraz zespołu, do którego wchodzi nowa osoba. Z punktu widzenia firmy głównym celem jest więc szybkie usamodzielnienie się pracownika, skuteczne wykonywanie przez niego powierzonych zadań, przestrzeganie zasad, współpraca i przywiązanie do firmy zmniejszające ryzyko rezygnacji z pracy. Dla pracownika istotne jest poczucie kompetencji w realizacji zadań, akceptacji zespołu, do którego wchodzi, ale także jasności co do roli zawodowej, swoich obowiązków, struktury i zasad panujących w firmie i zespole. Zespół potrzebuje pewności, że przyjęcie nowej osoby nie zaburzy pracy osób w zespole i relacji między nimi.

Dobre przygotowanie to połowa sukcesu

Wdrażanie i adaptacja pracownika nie zaczyna się w momencie, gdy przekracza on próg firmy w pierwszym dniu pracy. Już w trakcie rekrutacji rozmawiając z kandydatem o firmie, stanowisku, na które aplikuje zaczynamy proces wdrażania go do pracy u nas. Warto dokładnie przygotować treść i formę takiej informacji, bo jest to także element rozmowy budujący markę pracodawcy, wpływający na opinię kandydatów o naszej firmie (candidate experience).

Onboarding składa się z następujących po sobie etapów. Przygotowanie  wdrożenia pracownika to okres przed rozpoczęciem przez niego pracy, kluczowe dla adaptacji pierwsze dni pracy oraz pierwsze tygodnie funkcjonowania w firmie. Na każdy z tych etapów  składa się zestaw konkretnych zadań do wykonania oraz narzędzi, z jakich możemy korzystać.

Jeśli dobrze przygotujemy elementy onboardingowe na pierwszym etapie, przed przyjściem pracownika do firmy, wdrożenie i adaptacja przebiegnie szybciej.

Co zrobić przed „godziną zero”? 8 kroków onboardingu

Przed pierwszym dniem pracy nowej osoby w firmie zadbaj o kilka kwestii, które ułatwią jej szybsze wdrożenie się do zadań i zespołu.

Krok 1. Przygotuj pakiet niezbędnych informacji o firmie.

Misja, historia firmy, wartości, struktura, główni klienci i partnerzy, pozycja na rynku – często to są ważne informacje na start dla nowego pracownika. Forma, jaką wybierzesz powinna być przystępna i na tyle atrakcyjna, aby nowi pracownicy chętnie z niej skorzystali. Może zamiast tradycyjnych broszur, warto skorzystać z możliwości, jakie daje technologia? Ustal, kiedy pracownik będzie mógł skorzystać z tego pakietu. Nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest zarzucanie go szeregiem informacji o firmie w pierwszym dniu pracy. Jeśli ma możliwość zdobycia tych informacji wcześniej, jest większa szansa, że na początku pracy stres adaptacyjny będzie mniejszy.

Krok 2. Doprecyzuj zakres obowiązków pracownika.

Skorzystaj z opisu stanowiska pracy i przygotuj się do rozmowy na temat obowiązków pracownika. Jeśli w twojej firmie nie ma takiego opisu zastanów się, jak precyzyjnie przekazać pracownikowi wszystkie niezbędne informacje o jego pracy. Jasno określ cel stanowiska, na jakie aplikował pracownik, zadania i zakres jego odpowiedzialności, kompetencje niezbędnych do wykonywania pracy, ścieżkę rozwoju zawodowego. Pamiętaj, że szybka adaptacja, a tym samym samodzielność i efektywność pracownika zależy w dużym stopniu od tego, w jakim stopniu będzie miał jasność odnośnie swojej roli i zadań na stanowisku pracy.

Krok 3. Ustal, kto będzie mentorem.

Planując proces onboardingu należy zastanowić się, kto w firmie będzie odpowiedzialny za wdrażanie pracownika. W większych organizacjach często jest to osoba z działu HR, przełożony i wyznaczony mentor, który jest instruktorem i bezpośrednim wsparciem dla nowego pracownika. Jeśli w twojej firmie procesy te nie są opisane i wystandaryzowane, wybierz mentora, ustal jego rolę i zakres obowiązków onboardingowych. Pamiętaj, że mentor powinien nie tylko posiadać duże doświadczenie zawodowe. Aby dobrze wdrożyć nowego pracownika, wybierz na mentora tę osobę, która jest komunikatywna, potrafi uczyć, jest cierpliwa i lubi kontakt z ludźmi. Zadbaj o motywację mentora do wdrażania nowego pracownika. Zastanów się, czy w twojej firmie można wdrożyć rozwiązania zachęcające pracowników do wchodzenia w role mentorów w onboardingu. Przygotuj mentora do jego roli.

Krok 4. Przygotuj plan wdrożenia.

Pracownik wdroży się w nowe obowiązki szybciej, gdy w systematyczny sposób będzie nabywał wiedzę i umiejętności niezbędne do samodzielnego wykonywania pracy. Ustal harmonogram onboardingu, w którym krok po kroku opisane są poszczególne etapy wdrażania pracownika. Pamiętaj, że procedury, przepisy, instrukcje są bardzo ważne, ale należy zastanowić się, kiedy i jak je przekazać pracownikowi, aby nie był przeładowany informacjami „w pierwszych godzinach” pracy. Uwzględnij szkolenia, jakie pracownik musi odbyć. Weź pod uwagę nie tylko szkolenia stanowiskowe, czy BHP, ale działania które pomogą pracownikowi poznać i zrozumieć oczekiwania przełożonego co do realizacji zadań, zasady współpracy w zespole, reguły komunikacji w firmie. Przygotuj niezbędne narzędzia do realizacji szkoleń, arkusze oceny postępów w rozwoju wiedzy i umiejętności pracownika. Zadbaj o to, aby mentor dokładnie znał harmonogram onboardingu i wszystkie związane z tym narzędzia pracy.

Krok 5. Przygotuj stanowisko pracy.

Oczywistość? Wydawałoby się, że tak. Natłok zadań może jednak spowodować, że ten pierwszy dzień dla nowego pracownika jest już dziś, a my nie jesteśmy do tego przygotowani. Przygotuj wszystkie niezbędne narzędzia do pracy dla nowej osoby. Jeśli wymaga tego stanowisko pracy, zatroszcz się o biurko i komputer, potrzebne pracownikowi loginy, hasła, adresy mailowe, tokeny.

Krok 6. Zadbaj o to, aby pracownik poczuł, że jest mile widziany.

Czasami drobne gesty mogą pomóc w tym, aby pracownik poczuł się oczekiwanym członkiem zespołu. Warto przygotować tzw. welcome pack – zestaw upominków, gadżetów firmowych, które pracownik otrzymuje w trakcie powitania w pierwszym dniu pracy. Niby nic, a ociepla ten pierwszy, stresujący dzień w pracy.

Krok 7. Przygotuj zespół.

Spójrz na zatrudnienie pracownika oczami zespołu, do którego za chwilę dołączy. Dla twoich ludzi nowy członek zespołu to sytuacja zmiany, którą warto zarządzić w pozytywny sposób. Porozmawiaj z zespołem, kto i kiedy dołącza do ich grona. Każdy powinien wiedzieć, jakie będą skutki włączenia nowej osoby dla ich pracy, zakresu obowiązków. Powiedz, kto będzie mentorem nowego pracownika. Zapoznaj osoby w zespole z zakresem odpowiedzialności mentora, tak aby miały jasność, w jakich sytuacjach kierować nowego kolegę do jego opiekuna.

Krok 8. Bądź w kontakcie z nowym pracownikiem.

Skontaktuj się z pracownikiem przed jego przyjściem do pracy. Wyślij mu wiadomość przypominającą o szczegółach organizacyjnych związanych z pierwszym dniem pracy. Pokaż, że czekacie na niego. Możesz także przesłać informator o firmie, prezentacje członków zespołu. Im szybciej zacznie oswajać się z nową sytuacją, tym łatwiej będzie na jego adaptację w firmie i efektywność pracy.

Pamiętaj, że dobre przygotowanie to połowa sukcesu!

Autor: Sylwia Szymańska

http://www.skillsoft.com/assets/research/research-aberdeen-hcm-employee-engagement-workplace.pdf

Pozostałe wpisy na blogu

Zobacz najnowsze artykuły

Trudne rozmowy menedżerskie. Jak mądrze zwalniać pracownika?

Można powiedzieć, że firmę poznaje się nie tylko po tym, jak wita pracowników, ale także jak ich żegna. A (...)

06 maja 2020
95
Jak można zwolnić pracownika? O rozwiązaniu stosunku pracy.

Rozwiązywanie stosunku pracy nie jest łatwym zadaniem. Za każdym razem, gdy zapada trudna decyzja o rozstaniu należy się do (...)

04 maja 2020
57
Utrata pracy. Jak zadbać o dobry początek?

Od miesiąca funkcjonujemy w nowej, trudnej rzeczywistości związanej z pandemią COVID-19. Nieodłącznym skutkiem obostrzeń narzuconych na każdego z nas (...)

12 kwietnia 2020
67
Zwolnienia z pracy w trakcie pandemii COVID-19 – webinar

Wspólnie z Akademią HR zapraszamy na bezpłatny webinar na temat zwolnień z pracy. Partneruje nam Centrum Kreatywności Fabryka. Obecna (...)

03 kwietnia 2020
52
Zobacz wszystkie

Skontaktuj się z nami

Jeśli masz pytania w sprawie szkolenia, napisz do nas. Skontaktujemy się z tobą najszybciej, jak to będzie możliwe.






X
ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I ODBIERZ -10% NA PIERWSZE SZKOLENIE

Subscribe to our newsletter